Una nueva forma de gestionar la Tesorería de todos tus clientes.
Gestionar la tesorería de todos tus clientes es más rápido cuando las reglas trabajan por ti. Así funciona la tesorería desde el portal asesor de Bilky.
¿Dónde está tesorería?
Desde el portal asesor tienes dos formas de llegar, según si quieres trabajar cliente a cliente o de forma genérica en toda tu cartera. Estas son las dos formas de gestionar la tesorería según cómo prefieras trabajar:
Por cliente: entra en el Perfil del cliente → GC → Tesorería y accede a cada banco o caja de ese cliente por separado.
Toda la cartera: desde el menú lateral izquierdo → GC → Periodos abiertos verás una pestaña de Tesorería con todos los clientes que tienen movimientos pendientes.
Periodos abiertos y acceso rápido
Un filtro te permite activar o desactivar los periodos que quieres ver o gestionar (por ejemplo, marzo, abril y julio).
Si despliegas la flecha hacia abajo junto a un cliente, verás todos los bancos que tienen movimientos en los periodos activos. El botón «Ver» te lleva directo al banco; «Todos los bancos» te lleva a la ficha completa del cliente, donde encontrarás el banco, la caja y las reglas ya creadas.
Gestión y contabilización de movimientos
Filtros y acciones masivas
A la izquierda tienes los filtros que te permiten visualizar los movimientos de forma más ordenada. En la cabecera hay dos buscadores, uno por concepto y otro por importe. A la derecha puedes personalizar el rango de fechas, con un icono que permite seleccionar rápido por trimestre o por año. Si ordenas de forma descendente, se muestra primero el movimiento más reciente. El botón de acción te permite aplicar cambios masivos a los movimientos que hayas seleccionado.
Contabilización
En cada movimiento puedes asignar directamente la contrapartida contable. Si la cuenta no existe todavía, se crea desde la propia ventana de contabilidad, sin salir del movimiento.
Aviso: si el importe del debe o el haber no coincide con el total del movimiento, Bilky te avisa de que la suma de las cantidades no coincide con el cargo total.
Al confirmar una cuenta contable, Bilky te pregunta si quieres aplicar el cambio solo a ese movimiento o crear una regla para que se repita de forma automática en todos los que cumplan la misma condición.
Los tres estados del adjunto
Igual que con la cuenta contable, cada movimiento tiene un estado de adjunto propio:
Sin adjunto
El movimiento no necesita documento justificativo, como las comisiones bancarias.
Pending
Todavía no se le ha adjuntado nada. Es el estado por defecto de un movimiento nuevo.
Con adjunto
Ya contiene al menos un documento asociado. Puedes gestionarlo desde el botón de adjunto de cada movimiento.
En los tres puntitos de cada movimiento también puedes abrir un mensaje o conversación con la empresa, igual que en las facturas, para resolver dudas puntuales sobre ese movimiento.
Crea reglas para no repetir el trabajo
Puedes crear una regla desde el propio movimiento, desde el botón de adjunto o desde el listado general de reglas. Le pones un nombre personalizado y defines la condición:
- Igual a: coincidencia exacta con el concepto del movimiento de partida. No se puede editar.
- Empieza con: el concepto debe comenzar por el texto que indiques.
- Termina con: el concepto debe terminar con el texto indicado; evítalo si el final del concepto es un dato variable, como un número de factura.
- Contiene: busca ese texto en cualquier posición. Deja el texto limpio, sin comas ni puntos de más; la coincidencia es siempre exacta.
A diferencia de la tesorería en Zona Empresa, aquí una misma regla puede actuar sobre dos cosas a la vez: la cuenta contable y el estado del adjunto.
Cuenta contable
- Sí: si se cumple la condición, se asigna la cuenta contable indicada.
- No: no asigna cuenta, pero deja que otras reglas se sigan evaluando sobre el movimiento.
- Nunca: no asigna cuenta y detiene el motor de reglas; el movimiento queda sin modificar.
Estado del adjunto
- Sí: aplica con adjunto o sin adjunto, según elijas.
- No: no hace nada con esta regla, pero siguen evaluándose las demás.
- Nunca: no hace nada y detiene la búsqueda de otras reglas para ese movimiento.
El resumen final te muestra el efecto sobre el movimiento (si la regla queda como prevaleciente o si ya está resuelta porque el movimiento ya tenía cuenta asignada) y el listado de movimientos a los que se aplicará. Puedes solo activarla, o activarla y aplicarla directamente.
Cuando varias reglas compiten
Si dos o más reglas afectan al mismo movimiento, Bilky decide cuál prevalece en este orden: primero, la condición más exacta («es igual a» o «empieza con» ganan a «contiene», que es la menos estricta); después, la más específica (ante condiciones del mismo tipo, prevalece el texto más largo, por ejemplo «mercadona» gana a «super»); y si sigue habiendo empate, se aplica la regla que se creó primero.
Desde el botón de prioridad de reglas puedes ver, para cualquier movimiento afectado por varias reglas, cuál es la prevaleciente y qué acción concreta va a ejecutar.
Reglas que Bilky te propone solo
Cuando ya has gestionado varios movimientos añadiendo contrapartidas o adjuntos, el sistema detecta patrones repetitivos y te propone reglas con un nivel de confianza:
- Segura: coincidencia muy alta, basada en muchos ejemplos ya gestionados.
- Viable: un patrón probable, con menos ejemplos de respaldo.
- Posible: una coincidencia más débil, basada en muy pocos movimientos.
Puedes confirmar la propuesta tal cual, editarla paso a paso, o descartarla. Las propuestas pueden lanzarse a nivel de «Mi negocio» (tu propia cartera) o de un negocio específico dentro del grupo (SHG).
Las reglas creadas así se marcan con el origen «añadido automáticamente», para distinguirlas de las que has creado tú manualmente desde un movimiento.
Errores comunes
No puedo editar una regla activa. Tienes que inactivarla primero y crear una nueva. Ten en cuenta que Bilky no te dejará crear la nueva si su condición coincide exactamente con el texto de la regla que acabas de inactivar.
La suma de las cantidades no coincide con el cargo total. Aparece si cambias el importe en el debe o en el haber y el resultado ya no cuadra con el total del movimiento. Revisa los importes antes de confirmar.
Do you need help?
«Si tienes dudas sobre cómo gestionar la tesorería, la creación de reglas o la conciliación bancaria de tus clientes, puedes contactar con el equipo de soporte desde Bilky y te ayudaremos a completarla. Si tienes alguna duda, puedes contactar con nosotros.