Módulo Flowconnect – Correo inteligente – Configura tus buzones y automatiza la recepción de facturas
Guía del correo inteligente de Bilky: crea tu dominio y tus buzones, automatiza con reglas y organiza tus facturas y documentos.
What will you learn in this guide?
El correo inteligente te da una dirección de email propia para recibir facturas y documentos. Puedes dársela a tus proveedores o reenviar tú mismo los correos. Bilky los recibe, los registra y los organiza en el lugar que les corresponde. En esta guía vas a ver cómo:
- activar el módulo Flowconnect,
- crear tu dominio y tus buzones,
- enviar tu primer correo de prueba,
- crear reglas para aceptar automáticamente lo que recibes,
- saber dónde llega cada factura, documento o correo sin adjunto,
- revisar a mano lo que no se acepta solo, incluidas las facturas duplicadas,
- hacer el seguimiento de todo lo que entra.
¿Dónde está el correo inteligente?
El correo inteligente está en la zona empresa, dentro de Flowconnect → Correo inteligente. Una vez configurado, el menú gris de la izquierda tiene estos apartados: Seguimiento, Invoices, Documents, Correos sin adjunto, Reglas, Actividad y Settings.
Activa el módulo Flowconnect
En el panel de la izquierda, baja hasta Modules. En Flowconnect, elige el plan Essentials y pulsa Suscribir. Revisa el plan seleccionado y lo que incluye, y pulsa Activar módulo.
Consejo: activa también Factuconnect. Los dos módulos se sincronizan, y así las facturas que recibas en el correo inteligente pasan automáticamente a Factuconnect.
Cuando vuelvas a la zona empresa, verás abajo un aviso para configurar tu facturación, tus bancos y tu correo.
Configura tu correo inteligente
Entra en Flowconnect → Correo inteligente. Bilky te explica cómo funciona: te genera una dirección de email para recibir facturas y documentos, que puedes dar a tus proveedores o usar para reenviar correos. Pulsa Empezar.
Elige tu dominio
Bilky te propone un dominio. Puedes recargarlo hasta que te salga uno que te convenza. Cuando lo tengas, pulsa Continuar, abajo a la derecha. El dominio se puede cambiar más adelante.
Crea tu primer buzón
Ponle un nombre al buzón. Por ejemplo, «recibidas» para tus facturas recibidas. Después pulsa Continuar.
Si tu portal de empresa está vinculado a un portal asesor, Bilky te preguntará si quieres dar acceso a tu asesoría. Dáselo y pulsa Continuar.
Envía tu primer correo de prueba
Copia la dirección del buzón, que aparece a la derecha, y envía a esa dirección un correo con una factura adjunta. Después confirma en Bilky que ya lo has enviado.
Bilky comprobará que lo ha recibido, lo registrará y revisará el adjunto. Cuando termine, te indicará desde qué dirección ha llegado y qué archivo trae. Pulsa Ir a mi buzón, abajo a la derecha, y llegarás al panel de control del correo inteligente. Ya está configurado.
Crea más buzones
Puedes tener un buzón para cada tipo de envío. Por ejemplo, uno para facturas recibidas y otro para contratos y documentos. Para añadir uno, pulsa Crear buzón, arriba a la derecha, ponle un nombre (por ejemplo, «documentos») y créalo.
Siempre podrás copiar las direcciones de tus buzones desde el panel de control de Seguimiento.
Automatiza la recepción con reglas
Las reglas le dicen a Bilky qué hacer con los correos de remitentes que ya conoces. Entra en Reglas y pulsa Crear regla, arriba a la derecha.
- Indica que quieres confirmar automáticamente las facturas y los documentos que lleguen desde una dirección de correo concreta. También puedes crear la regla para todo un dominio. Pulsa Continuar.
- Elige a qué se aplica la regla: a qué tipo de documento (facturas, documentos, contratos u otros), a qué categoría y a qué cliente. Puedes aplicarla a todos.
- Pulsa Guardar.
En la regla verás cuántas veces se ha aplicado.
Important: la regla solo se aplica a los correos que lleguen después de crearla. Los que recibiste antes se quedan pendientes de revisar.
Consejo: para comprobar que la regla funciona, envía un correo desde esa dirección. En Seguimiento aparecerá como confirmado por regla.
Qué pasa con cada correo que recibes
Un correo puede tardar alrededor de un minuto en aparecer en tu buzón. Según lo que traiga, Bilky lo lleva a un sitio distinto.
Invoices
Las facturas aceptadas pasan a Factuconnect → Facturas con el estado Pendiente de periodo. Desde ahí indicas el trimestre al que pertenecen, el cliente o proveedor (en una factura recibida, el proveedor) y los datos esenciales. Si trabajas con una asesoría, la factura se publicará en su trimestre correspondiente.
Documents
Los documentos, como un contrato, se guardan en Flowconnect → Documentos. Quedan pendientes de que indiques a qué cliente o proveedor pertenecen. Para hacerlo, pulsa Manage. Si todavía no has dado de alta a ese cliente o proveedor, también puedes crearlo desde ahí. Una vez asignado, el documento se guarda en su ficha.
Correos sin adjunto
Los correos que llegan sin archivo adjunto se quedan en Correos sin adjunto, con un aviso de que no traen ningún archivo. Pulsa Ver email para consultarlos. Si no los necesitas, pulsa Eliminar, a la derecha, para mantener limpio el buzón.
Revisa los correos pendientes
Hay correos que no se aceptan automáticamente: los que llegan de un remitente que no tiene regla y los que recibiste antes de crearla. Estos correos aparecen como Pendiente de revisar. Para abrir uno, pulsa sobre él en el seguimiento.
Desde ahí puedes:
- ver la factura o el documento y aceptarlo o denegarlo,
- descargarlo,
- cambiar la categoría, por ejemplo si llegó como factura recibida y en realidad es una factura emitida,
- dividir el documento, si un mismo PDF contiene varias facturas (solo funciona si el archivo tiene más de una página),
- crear una regla para que la próxima vez se acepte automáticamente,
- bloquear el email, si no quieres recibir nada más de ese remitente,
- ver el correo original, con el archivo adjunto al final.
Cuando aceptas un correo a mano, va al mismo sitio que si lo hubiera aceptado una regla: las facturas, a Factuconnect → Facturas con el estado Pendiente de periodo, y los documentos, a Flowconnect → Documentos.
Facturas duplicadas
Si recibes una factura que ya está en Bilky, el correo inteligente te avisará de que el archivo está duplicado. Si intentas aceptarla, Bilky te recordará que esa factura ya está subida y en qué estado está (por ejemplo, pendiente de periodo), y te volverá a preguntar si quieres aceptarla o denegarla. Lo normal en ese caso es denegarla, para no tenerla dos veces.
Haz el seguimiento de tus correos
At Seguimiento tienes el recorrido de tus correos: los remitentes, cuántos correos has recibido de cada uno y su estado (confirmados por regla, confirmados a mano, pendientes de revisar o denegados). También ves los siguientes pasos pendientes.
El panel de control te muestra tus tareas pendientes: facturas y documentos que todavía tienes que aceptar o denegar, y correos sin adjunto.
At Actividad ves todo lo que ha ocurrido. Arriba a la derecha puedes filtrar por regla, por buzón o por estado.
At Settings puedes desactivar un buzón o crear otros nuevos.
Do you need help?
Si tienes dudas sobre el correo inteligente, Factuconnect o cualquier otra zona del portal, contacta con soporte desde el propio portal. Pulsa Contactar con soporte, arriba a la derecha, e indica el asunto, tu teléfono y, en el mensaje, qué necesitas.