Bilky, el único software español con escáner de facturas ilimitado con tarifa plana
En la actualidad cada vez son más las empresas que demandan a sus asesores un servicio más digital. Así, como requerir una conexión más directa con él, compartidle la documentación de manera sencilla, y tener acceso a la información importante sobre su actividad.
Día a día, las empresas reciben y emiten facturas que deben hacer llegar a su asesor para que cada trimestre confeccione su liquidación del impuesto IVA. Esto supone un flujo constante de documentos entre asesor y empresa que en ocasiones implica procedimientos laboriosos como: la clasificación y orden de las facturas, la detección de duplicidades en las mismas, el archivo y posterior custodia de los documentos, etc. Además de la contabilización manual de cada una de las facturas.
Bilky da respuesta a la necesidad de asesores y empresas de digitalizar facturas y todo este proceso a través de una herramienta para la gestión trimestral llamada Módulo Conector, que sin necesidad de cambiar su software contable va a aportar al asesor un instrumento que automatice totalmente el proceso de recepción, clasificación, contabilización, archivo y custodia de toda esa documentación.
El Módulo Conector es una de las posibilidades que ofrece el Portal Asesor de Bilky, y permite a asesores y empresas tener un entorno colaborativo donde subir, gestionar y almacenar todas las facturas de forma digital, cómoda y segura, admitiendo tanto documentos archivos PDF como de imagen (fotos desde el teléfono móvil).
Asesor y/o empresa pueden subir las facturas a su carpeta trimestral y desde ahí utilizar un escáner de facturas automático, que extraerá los datos de estas a través de tecnología inteligente (OCR).
De manera automática se filtrarán las facturas para detectar las posibles duplicidades, tanto en documentos como en asientos, se extraerán los datos de cada factura creando un archivo compatible con el software contable del asesor, sea cual sea, para su importación y contabilización automática en dicho software, se guardarán de manera ordenada las facturas en cada ficha de cliente y proveedor de la empresa, se crearán estadísticas donde, tanto asesor como empresa, podrán visualizar un resumen del estado del trimestre, etc. y sobre todo se tendrá un control absoluto del documento, teniendo en todo momento acceso rápido a las facturas clasificadas en cada cliente, en cada proveedor, en cada libro mayor, incluso obteniendo un archivo completo con las facturas del cliente ordenadas y preparadas para un posible requerimiento de la Administración.
También, el escáner de facturas permite la conciliación bancaria y caja. Gracias a la incorporación de los movimientos bancarios y de caja, facilitando el traspaso de la información al software contable del asesor a través de un fichero compatible.
Finalmente, toda esta tecnología ofrece múltiples ventajas para asesor y empresa, dado que evita desplazamientos innecesarios, minimiza la pérdida de tiempo en tareas tediosas tales como la clasificación y archivo de facturas, facilita la custodia y acceso a las mismas de forma rápida tanto en el día a día como para dar respuesta a un requerimiento de la Administración, o evita problemas derivados de la pérdida o eliminación de documentos, entre otros.
Además, Bilky es el único software nacional que ofrece su tecnología OCR basada en IA con escáner de facturas ilimitado a través de una tarifa plana y sin compromiso de permanencia.
Una de las premisas de Bilky es la de que cualquier asesor pueda digitalizar su conexión con el cliente sin necesidad de generar grandes costes al despacho. Por eso ofrece este servicio con tarifa plana: da igual cuántos clientes tengas, o cuántas facturas proceses a través de su tecnología OCR. El coste del Módulo Conector será el mismo cada mes. Sin límites.
Bilky es una herramienta sencilla, intuitiva y manejable por cualquier usuario, independientemente de su nivel tecnológico. Por eso, Bilky es una plataforma online, que no necesita la descarga de ningún software y que permite el acceso desde cualquier punto con conexión a internet, incluso desde móviles o tabletas. Por tanto, las pequeñas empresas o autónomos podrán digitalizar sus facturas a través de una simple foto desde su teléfono móvil, sea cual sea su sistema operativo, y enviárselas al asesor. Además, cada usuario en Bilky, ya sea asesor, empresa o empleado tiene incluido el soporte gratuito con el que conectará a través del teléfono 91 005 93 32.
El escáner de facturas es muy sencillo: el asesor o la empresa suben las facturas en la carpeta del trimestre correspondiente. Las facturas se clasifican inicialmente entre emitidas (cobros) o recibidas (pagos), es decir, se pueden digitalizar las facturas recibidas. En un primer filtro, Bilky detecta posibles documentos duplicados y avisa al usuario para que los elimine. El siguiente paso es escanearlas a través de la tecnología inteligente OCR, que de forma inmediata y con un solo clic hará la extracción de los datos de las facturas, y les dará forma de asiento para su fácil punteo por parte del contable. Una vez punteadas o confirmadas las facturas, el propio software detectará asientos duplicados y nuevamente el usuario será avisado para que los elimine. Seguidamente se podrán exportar los datos a un fichero compatible con el software contable del asesor, y sólo tendrá que importar el archivo en dicho software, donde la contabilidad se generará automáticamente.
Sin ningún esfuerzo por parte del asesor o su cliente, las facturas se ordenarán y categorizarán automáticamente en cada ficha de cliente/proveedor de la empresa, donde asesor y empresa podrán localizarlas rápidamente. Se mostrarán estadísticas sobre el trimestre, las cuentas de balance, etc. y en todo momento se tendrá el control del documento, para que, por ejemplo, a la hora de atender un requerimiento de la Administración, sólo tengamos que hacer un clic y obtener un archivo con las facturas del trimestre perfectamente ordenadas.
De igual manera, los movimientos de banco y caja se pueden importar a través de ficheros Excel o Norma43 y automatizar el traspaso al software de contabilidad.
El asesor tendrá el control total sobre los trimestres: puede crearlos, abrirlos, cerrarlos para que el cliente no suba más facturas, avisar a la empresa de que quedan facturas por subir, etc.
En Bilky es consciente de lo complicado que es cambiar de software para un asesor y ,por eso, el escáner facturas y las funcionalidades de Bilky es compatible con todos los software del mercado, para que cualquiera de sus clientes pueda seguir trabajando con su software contable o de nóminas de confianza sin necesidad de cambiarlo, y siendo todos ellos totalmente compatibles con Bilky.
La seguridad es la base de nuestros portales. Cada portal, ya sea del asesor, empresa, o empleado son independientes. El acceso se realiza mediante el NIF del usuario, y él mismo crea su propia contraseña. Los portales se conectan entre sí (asesor-empresa, o empresa-empleado) para el flujo de documentación y comunicaciones entre ellos, pero son totalmente independientes.
Este sistema seguro permite que las comunicaciones y el flujo de documentación sea además de sencillo, inequívoco, seguro, y totalmente certificado, dado que cualquier acción queda registrada en el portal.
Además, todo el sistema Bilky cuenta con la certificación de PRODAT y está también certificado por la ISO 27001.
En cuanto a la facilidad de uso, Bilky es una herramienta altamente intuitiva. Sus funcionalidades están creadas de tal manera que sus usuarios las manejen de forma instintiva. Su diseño es responsive, lo que facilitará el acceso desde cualquier dispositivo móvil o tableta. Igualmente, todos los usuarios en Bilky disponen de un soporte de atención telefónica totalmente gratuito, además de todas las formaciones necesarias para el conocimiento y uso del portal.
Para más información, se puede solicitar una demo gratuita y uno de sus técnicos te mostrará todas sus funcionalidades y ventajas.
