Primeros pasos – Toda la gestión de RRHH
Breve presentación del Portal Empresa. Un repaso general de las funcionalidades más destacadas de Bilky para una gestión de recursos humanos completa de tus empleados.
De qué trata esta guía
El Portal Empresa de Bilky reúne en un único entorno la documentación, la comunicación y la gestión laboral de tu plantilla. En este vídeo vas a ver cómo registrar a tus empleados, cómo repartir las nóminas de forma automática, cómo comunicarte con la plantilla mediante tickets y publicaciones generales, cómo configurar la ficha del empleado, y cómo gestionar las vacaciones, las ausencias y el registro de la jornada.
Se adapta a las características de tu negocio, sin importar la actividad que desarrollas o el volumen de tu plantilla.
¿Dónde está el Portal Empresa?
Es de acceso online desde cualquier dispositivo y navegador, así que no requiere instalación. Cada usuario entra en su propio portal: la empresa en el Portal Empresa y cada trabajador en su Portal Empleado.
El Portal Empresa puede llevar tu imagen corporativa, de forma que sea esa la imagen que ve el empleado cuando entra en el suyo.
Registra a tus empleados
Es el primer paso. Solo necesitas el DNI, el nombre completo y el correo electrónico de cada trabajador.
Registro individual o masivo
Puedes dar de alta a los empleados uno a uno o de forma masiva, preparando previamente un Excel con sus datos.
El email de invitación
Una vez registrados, envía el email de invitación. Ese correo les notifica que la empresa va a usar el portal y les permite crear su Portal Empleado.
Portales independientes
En Bilky los portales son independientes: cada trabajador activa el suyo con su DNI o NIE como usuario, y con una clave que genera y gestiona él mismo. Esta independencia es la que garantiza la legalidad de las comunicaciones entre empresa y empleado.
Comparte documentación sin imprimir
Deja de imprimir, repartir y archivar las nóminas cada mes, y de enviarlas por email.
Nóminas: un archivo, reparto automático
Cuando tu asesoría o tu departamento de recursos humanos genera las nóminas, suele hacerlo en un solo archivo. Sube ese único archivo y el portal separa las nóminas y las asigna al empleado correcto, sin errores. Una vez asignadas, compártelas de forma inmediata con toda la plantilla.
Cada empleado recibe un email desde el que puede descargar la nómina al momento, y que además le avisa de que el documento queda guardado en su portal.
Cualquier otro documento en PDF
Puedes asignar del mismo modo cualquier documento en formato PDF que contenga el DNI del empleado: documentos de prevención de riesgos, certificados de formación, copias de contrato, sanciones o ceses.
Certificado de envío
Todo lo que compartes desde el portal genera un certificado de envío, así que no necesitas que el empleado firme haber recibido el documento. Te sirve como acreditación ante inspecciones o auditorías.
Documentos que envía el empleado
Los empleados también pueden compartir documentación con la empresa desde su portal, incluso desde el móvil con una foto. Cada vez que lo hacen recibes un email de aviso y una alerta en tu Portal Empresa.
Los documentos enviados y recibidos se guardan en el perfil del empleado, con almacenamiento ilimitado.
Cuando termina la relación laboral
Si la relación empresa-empleado cesa, puedes eliminar o desasociar al empleado y el vínculo entre ambos desaparece de inmediato. Tanto la empresa como el trabajador conservan el acceso a la documentación compartida hasta ese momento.
Comunicación con la plantilla
El portal sustituye al correo y al WhatsApp por un canal seguro y trazable.
Tickets individuales
El sistema de tickets es un canal directo, privado y bidireccional con cada trabajador. Recibe peticiones o comunicaciones individuales y respóndelas desde el propio ticket, gestiona las tareas pendientes y accede al histórico cuando lo necesites.
Siempre que la empresa o el empleado abren, responden o cierran un ticket, la otra parte recibe un email de aviso y una alerta en su portal.
Comunicaciones generales
Publica para toda la plantilla o por departamentos: escribe la información, adjunta imágenes, vídeos o documentos, y programa cuándo quieres que se publique.
Puedes destacar las publicaciones que quieres que los empleados tengan más presentes y gestionar etiquetas para agrupar por temas las comunicaciones a lo largo del tiempo. Es el sitio para los manuales de trabajo, las políticas de empresa o la información corporativa.
La ficha del empleado: un ERP configurable
En el perfil de cada empleado tienes una ficha formada por apartados que, a su vez, contienen los campos donde recoges la información que necesitas mantener actualizada. Puedes exportar esa información en cualquier momento.
El ERP es 100 % configurable: puedes crear apartados y campos nuevos, o modificar los que ya existen. Una vez definida la información que quieres almacenar, eliges cómo rellenarla:
- Importándola desde un fichero Excel que ya tengas preparado.
- Creando procesos como el onboarding, para que sea el propio empleado quien complete sus datos desde su portal.
Vacaciones y ausencias
Recibe y administra directamente las peticiones de vacaciones, bajas, incapacidades u otros permisos que los empleados soliciten desde su portal. Valida o deniega con un clic, y queda registro automático en el Portal Empresa.
- Documentación centralizada: partes de baja, justificantes médicos y cualquier documento asociado a la petición.
- Planificación de la carga de trabajo: consulta las ausencias pasadas, presentes y futuras, con filtros por departamento, estado o tipo de ausencia.
- Solapamientos a la vista: ver con claridad si las ausencias de varios empleados coinciden facilita decidir si validas o deniegas.
- Saldos automáticos: días disfrutados, vacaciones pendientes y total de días en bajas, incapacidades u otras ausencias.
Vacaciones y jornada están relacionadas: un empleado no debe firmar su jornada laboral si está de vacaciones o disfrutando de cualquier otro permiso.
Registro de la jornada
El registro diario de la jornada de todos los trabajadores es obligatorio por ley. Con el portal tienes control en tiempo real de los fichajes y evitas posibles sanciones económicas, porque cada empleado firma diariamente desde su propio portal con un solo clic.
El trabajador puede firmar la jornada que la empresa le ha establecido previamente o modificar su fichaje si ese día ha habido cambios. En ese caso:
- La empresa recibe un email de aviso y una alerta en el portal.
- Identifica el día en el que se ha producido la modificación.
- Valida o deniega la diferencia horaria firmada por el trabajador.
- Si la valida, la diferencia se suma o se resta a la bolsa de horas del empleado.
En el perfil de cada empleado tienes el total de horas acumuladas y su histórico, el detalle del fichaje y la descarga del informe de registro, válido ante cualquier inspección o entidad que te lo requiera.
Roles y perfiles de acceso
Desde la zona de administración puedes crear perfiles de acceso personalizados para mandos intermedios o encargados: configuras roles que limitan el acceso a documentos, a información o a funcionalidades concretas, y se los asignas a cada manager.
Qué ve el empleado en su portal
Cada empleado dispone de un portal independiente en el que solo tiene acceso a lo que tú le has compartido. Desde ahí puede:
- Consultar sus documentos: nóminas, documentos de prevención, la copia de su contrato.
- Enviar documentación a la empresa, incluso desde el móvil con una foto.
- Comunicarse de forma privada y segura mediante tickets.
- Acceder a las comunicaciones generales: manuales de trabajo, información corporativa, etc.
- Ver su horario publicado y su calendario de festivos.
- Solicitar cualquier tipo de ausencia y consultar cuántos días ha gastado, cuántos le quedan y cuántas bajas ha tenido.
- Firmar su jornada en un solo clic y modificar el fichaje si tiene jornada flexible o ha trabajado más o menos horas de lo habitual.
Los cambios que introduzca los validará o denegará después la empresa, y la diferencia se acumula en la bolsa de horas.
¿Necesitas ayuda?
Si tienes dudas sobre la puesta en marcha del Portal Empresa, el registro de empleados, el reparto de nóminas o el registro de la jornada, puedes contactar con el equipo de soporte desde Bilky y te ayudaremos a completarla.