Portal Asesor – Cómo gestionar la campaña de la renta
El módulo Renta de Bilky está diseñado para ayudar a las asesorías a gestionar toda la campaña de renta desde un único entorno.
Centraliza la documentación, la comunicación y el seguimiento de tus clientes durante la campaña de renta
Podrás registrar personas físicas, solicitar documentación, organizar información mediante CRM, controlar el estado de cada declaración y comunicarte con los contribuyentes sin necesidad de utilizar múltiples herramientas.
¿Qué aprenderás en esta guía?
En este tutorial aprenderás a:
- Activar el módulo Renta.
- Registrar personas físicas.
- Crear grupos de contribuyentes.
- Utilizar el CRM de personas.
- Gestionar campañas de renta.
- Solicitar documentación.
- Enviar borradores y declaraciones.
- Gestionar tickets y comunicaciones.
- Configurar procesos CRM.
- Utilizar el portal del contribuyente.
¿Qué es el módulo Renta?
El módulo Renta amplía las funcionalidades del Portal Asesor incorporando una nueva zona específica para personas físicas.
Desde esta sección podrás gestionar toda la documentación y comunicación relacionada con la campaña de renta de tus clientes.
Una de sus principales ventajas es que los contribuyentes pueden colaborar en el proceso incluso sin disponer de acceso completo al portal.
Activar el módulo Renta
Una vez activado el módulo, aparecerá una nueva sección denominada:
Personas
Esta zona funciona de forma similar al Portal Asesor habitual, pero está orientada específicamente a la gestión de personas físicas y declaraciones de renta.
Registrar personas físicas
Bilky permite incorporar contribuyentes de dos formas:
Registro individual
Ideal para altas puntuales.
Importación masiva
Permite copiar y pegar información desde un Excel para registrar múltiples personas al mismo tiempo.
Importante
Si algún registro contiene errores en:
- DNI
- Nombre
- Correo electrónico
Bilky lo marcará automáticamente para evitar importaciones incorrectas.
Organizar clientes mediante grupos
Los grupos permiten clasificar contribuyentes para facilitar la gestión de campañas.
Por ejemplo:
- Clientes recurrentes.
- Nuevos clientes.
- Declaraciones complejas.
- Campañas específicas.
Los grupos también pueden utilizarse posteriormente para comunicaciones o procesos CRM.
Utilizar el CRM de personas
Cada persona física dispone de una ficha personalizable que funciona como un CRM.
Desde ella podrás almacenar información relevante para la campaña actual y para futuras campañas de renta.
Ejemplos de información que puedes almacenar
- DNI.
- Teléfono.
- Casilla 505.
- Documentación identificativa.
- Datos del cónyuge.
- Descendientes o ascendientes.
- Domicilio.
- Estado de la declaración.
Campos personalizados
Bilky permite:
- Crear nuevos campos.
- Modificar los existentes.
- Eliminar campos innecesarios.
- Adaptar el CRM a la operativa de la asesoría.
Solicitar información mediante procesos CRM
Los procesos CRM permiten enviar formularios personalizados a los contribuyentes para que completen información o aporten documentación.
De esta forma podrás automatizar gran parte de la recogida de datos necesaria para la campaña de renta.
Gestionar campañas de renta
La sección Rentas permite controlar el estado de cada declaración.
Además, Bilky mantiene un histórico de campañas anteriores para facilitar el seguimiento de cada contribuyente.
Estados disponibles
Pendiente
Estado inicial de una declaración.
Falta información
Indica que es necesario aportar documentación adicional.
Presentada
La renta ha sido presentada.
Cerrada
Bloquea nuevas aportaciones de documentación.
Inactiva
Desactiva la gestión de la declaración.
Solicitar y gestionar documentación
Los asesores pueden subir documentos, clasificarlos y solicitar información adicional a los clientes.
Categorías disponibles
- Facturas.
- Borradores de renta.
- Otros documentos.
También es posible:
- Renombrar archivos.
- Añadir comentarios.
- Solicitar documentación adicional.
- Cambiar categorías.
Enviar borradores y declaraciones
Cuando una declaración está preparada, puedes:
- Compartir borradores.
- Marcar la renta como presentada.
- Informar si el resultado es:
- A pagar.
- A devolver.
- Resultado cero.
Cada cambio genera automáticamente una notificación al contribuyente.
Envío masivo de documentación
Bilky permite subir varios documentos simultáneamente y asignarlos automáticamente a cada contribuyente.
Para ello, los documentos deben contener información identificativa válida que permita realizar la asociación automática.
Tickets y comunicaciones
El módulo Renta incorpora las mismas herramientas de comunicación disponibles en el Portal Asesor.
Tickets
Permiten mantener conversaciones individuales con los contribuyentes.
Una vez resuelta la consulta, el ticket puede cerrarse.
Comunicaciones
Permiten enviar mensajes masivos a:
- Todos los contribuyentes.
- Grupos específicos.
- Usuarios conectados.
- Usuarios sin conectar.
Además, es posible adjuntar:
- Imágenes.
- Vídeos.
- Documentos PDF.
Configuración avanzada
Desde la zona de administración podrás:
- Crear grupos.
- Configurar CRM de personas.
- Crear procesos CRM.
- Configurar alertas.
- Personalizar formularios.
- Automatizar solicitudes de información.
Portal del contribuyente
La experiencia para el usuario final es muy sencilla.
Desde su portal podrá:
- Consultar el estado de su renta.
- Subir documentación.
- Revisar borradores.
- Acceder a comunicaciones.
- Gestionar tickets.
Todo desde un único entorno conectado con la asesoría.
¿Necesitas ayuda?
Si tienes dudas sobre la configuración del módulo Renta o sobre la gestión de campañas desde Bilky, contacta con el equipo de soporte y te ayudaremos a ponerlo en marcha.