Gestión de Tesorería – Agiliza tu gestión con reglas automáticas
Importa tus extractos, adjunta facturas y deja que las reglas hagan el trabajo repetitivo por ti. Así funciona la tesorería de Bilky, paso a paso.
De qué trata esta guía
La tesorería de Bilky agiliza la conciliación bancaria automatizando las tareas que se repiten una y otra vez. En esta guía vas a ver cómo acceder a ella, cómo consultar y gestionar tus movimientos bancarios, cómo usar los filtros y las acciones masivas para moverte más rápido, cómo funciona la gestión de adjuntos y, sobre todo, cómo crear reglas que hagan ese trabajo por ti a partir de ahora.
¿Dónde está tesorería?
Se accede desde Zona Empresa → Tesorería, y desde ahí puedes entrar en cada banco o caja por separado. El panel principal te muestra el mes en curso, el saldo total si tienes varios bancos o cajas, y una pestaña individual para cada uno.
Añade tu primera cuenta
Ponle un nombre a la cuenta. Si tienes un asesor conectado, aparecerá seleccionado por defecto. Continúa y crea la cuenta: tu banco o caja queda disponible como una pestaña propia dentro de tesorería.
Importa tus movimientos
Puedes subirlos de tres formas: mediante un Excel, mediante Norma 43, o copiando y pegando directamente desde tu extracto.
Si usas Excel, tendrás que indicarle a Bilky a partir de qué fila empieza la información y qué contiene cada columna (fecha, concepto, importe, saldo). Revisa que todas las columnas queden bien asignadas antes de continuar.
Al confirmar, Bilky te dice cuántos movimientos va a importar y el rango de fechas que cubren. Si el saldo del primer movimiento no cuadra con la suma de importes del archivo, verás un aviso; puedes importar igualmente y revisarlo después.
Consulta y gestión de movimientos bancarios
Filtros, búsquedas y acciones masivas
A la izquierda tienes los filtros que te permiten visualizar los movimientos de forma más ordenada. En la cabecera hay dos buscadores, uno por concepto y otro por cantidad. A la derecha puedes personalizar el rango de fechas, con un icono que permite seleccionar rápido por años, trimestres o meses. Si ordenas de forma descendente, se muestra primero el movimiento más reciente. El botón de acción te permite aplicar cualquiera de estas acciones de forma masiva a los movimientos que hayas seleccionado previamente.
Gestión de adjuntos
Cada movimiento puede marcarse de tres formas:
Con adjunto
Útil cuando sabes que un movimiento debe tener un documento justificativo. No se adjunta ningún archivo de forma automática, solo se indica que el movimiento debe contener uno. Por ejemplo, un pago a un proveedor del que tenemos factura.
Sin adjunto
Indicamos al sistema que ese movimiento no necesita justificante, como en comisiones o gastos bancarios.
Pendiente
Si un movimiento ya tiene un adjunto o está marcado «sin adjunto», siempre puedes volver a marcarlo como pendiente.
Adjunta facturas a un movimiento
Abre el movimiento: verás su fecha, concepto y si alguna regla ya tiene efecto sobre él. Filtra el tipo de documento; Bilky preselecciona «factura emitida» si el movimiento es un ingreso, o «recibida» si es un gasto, y también puedes ver tickets. Relaciona la factura correcta, o sube un documento nuevo si no aparece en la lista. En cuanto lo adjuntas, el estado cambia a verde y verás el número de adjuntos.
Creación y configuración de reglas
Al gestionar un movimiento verás su información a la izquierda: si contiene adjuntos o si ya existe alguna regla creada sobre él. Estas reglas son el corazón de la conciliación bancaria en Bilky, ya que evitan que tengas que repetir manualmente el mismo ajuste cada mes.
1. Nombre de la regla
Un nombre personalizado para identificarla más adelante.
2. Condiciones
- Igual a: busca exactamente el mismo texto que tiene el concepto del movimiento gestionado. No se puede modificar.
- Empieza con: el concepto debe comenzar exactamente por el texto que introduces, aunque después haya más información.
- Termina con: lo mismo, pero con las palabras finales.
- Contiene: el texto puede estar en cualquier posición del concepto. Buscará coincidencia exacta, así que cuidado con comas, puntos o espacios de más.
3. Acciones — Estado del adjunto
- Sí: si se cumple la condición, aplica con adjunto o sin adjunto, según elijas.
- No: no hace nada con esta regla, pero deja que otras reglas sigan evaluándose.
- Nunca: no hace nada y además detiene la búsqueda; ninguna otra regla actuará sobre ese movimiento.
4. Efecto del movimiento
Un resumen de lo configurado y su efecto: si es la regla prevaleciente (la que se aplicará, porque no hay otra en conflicto) o si la regla ya está resuelta (coincide, pero el movimiento ya tiene una cuenta asignada).
5. Crear y aplicar
Verás el listado de movimientos a los que se les puede aplicar la regla. Puedes solo activarla, o activarla y aplicarla directamente.
Cuando varias reglas compiten
La conciliación bancaria se vuelve más precisa cuando varias reglas compiten sobre el mismo movimiento. Bilky decide cuál prevalece en este orden: primero, la condición más exacta (es igual a gana siempre a contiene, que es la menos estricta); después, la más específica (ante condiciones del mismo tipo, prevalece el texto más largo, por ejemplo «mercadona» gana a «super»); y si sigue habiendo empate, se aplica la regla que se creó primero.
Reglas que Bilky te propone solo
Cuando ya has gestionado suficientes movimientos, Bilky detecta patrones repetitivos y te sugiere nuevas reglas con un nivel de confianza: segura (coincidencia muy alta con movimientos ya tratados), viable (un patrón probable, vale la pena revisarlo) o posible (una coincidencia más débil, a confirmar por ti).
Gestiona tus cuentas
Puedes editar el nombre personalizado de la cuenta en cualquier momento, pausar una regla o una cuenta sin perder su configuración, y reactivarla desde el icono correspondiente cuando la necesites.
¿Necesitas ayuda?
Si tienes dudas sobre la configuración de tesorería, la creación de reglas o la conciliación bancaria de tus movimientos., puedes contactar con el equipo de soporte desde Bilky y te ayudaremos a completarla. Si tienes alguna duda, puedes contactar con nosotros.